Om projektet
Hur planerar man hundratals flyttuppdrag varje vecka utan behöva förlita sig på magkänsla och minne? Och hur bygger man en verksamhet där varje genomförd flytt gör nästa offert mer träffsäker, nästa planering smartare och nästa arbetsdag lite effektivare?
Tillsammans med Bröderna Flytt har vi designat och byggt hela deras digitala verksamhetsstöd. Ett gäng system där offert, planering, genomförande och uppföljning hänger ihop, och där informationen från varje jobb används för att fatta bättre beslut i nästa.
Målet är inte att ersätta människans erfarenhet, utan att ge dispatchers och movers bättre beslutsstöd, minska det manuella arbetet och skapa en verksamhet som utvecklas och kan jobba smartare baserad på data, både i realtid och efter avslutat jobb.
utmaning
När erfarenheten inte längre räcker hela vägen
När ett mindre antal flyttar ska planeras så kommer man rätt långt med erfarenhet och magkänsla. Men när antalet uppdrag, fordon och medarbetare växer blir det betydligt svårare att hålla samma precision.
Hur vet man om ett nytt uppdrag får plats i dagens schema? Hur lång tid tar egentligen en flytt på 42 kubik? När är det smartare att förstärka ett arbetslag än att skicka ut ytterligare en lastbil? Och hur ser man till att rätt resurser hamnar på rätt jobb samtidigt som arbetsbelastningen blir jämn?
Dessutom kan förutsättningarna förändras hela tiden. Ett uppdrag tar längre tid än planerat, ett nytt jobb säljs med kort varsel eller ett arbetslag blir klart tidigare än väntat. Då behöver planeringen kunna anpassa sig snabbt, utan att någon måste börja om från början.
Utmaningen handlar därför inte bara om att digitalisera befintliga arbetssätt, utan om att skapa ett helt nytt sätt att planera och driva verksamheten där besluten kan baseras på data istället för uppskattningar.
lösning
Från offert till genomförd flytt
Tillsammans med Bröderna Flytt har vi utvecklat ett sammanhängande system där flera specialbyggda lösningar jobbar tillsammans. Varje funktion bygger på verkliga behov från deras dagliga verksamhet.
Vi började med att kartlägga hela flödet, från första kundkontakt och offert till genomförd flytt, fakturering och uppföljning. Sen började bygget av ett skräddarsytt, sammanhängande flöde där informationen följer med mellan de olika systemen och samma information används genom hela processen. Det minskar den manuella hanteringen, gör att alla arbetar utifrån samma underlag och skapar bättre förutsättningar för smartare beslut över tid.
I centrum finns ett dispatchsystem som fungerar som ett beslutsstöd snarare än ett traditionellt planeringsverktyg. Systemet analyserar resurser, identifierar konflikter och föreslår de bästa alternativen. Människan har fortfarande sista ordet, men slipper göra alla beräkningar själv.
Flyttpersonalen arbetar i MoverAppen där schema, tidsrapportering och dokumentation samlas på ett och samma ställe. Information från uppdraget skickas sedan tillbaka till planeringen tillsammans med bland annat GPS-data, servicerapporter och annan dokumentation.
För kunden finns offertformuläret och Mina Sidor, där de kan följa sin bokning, se viktig information och hålla sig uppdaterad genom hela flyttresan.
Det gör att varje genomförd flytt bidrar med ny kunskap. Ju mer systemet används, desto bättre blir planeringen, resursfördelningen och framtida offerter.
resultat
En plattform som kan växa med verksamheten
Projektet resulterar inte bara i nya digitala verktyg, utan lägger grunden för ett nytt sätt att driva en flyttfirma.
När planering, genomförande och uppföljning hänger ihop behöver samma information bara registreras en gång. Erfarenheter från varje uppdrag blir automatiskt en del av nästa planering och nästa offert.
För dispatchern innebär det bättre beslutsunderlag och större möjlighet att optimera resurser i realtid. För flyttpersonalen innebär det tydligare arbetsflöden och mindre administration. För företaget som helhet innebär det möjligheter för bättre resursutnyttjande, högre precision och bättre förutsättningar att växa utan att göra verksamheten mer komplex. Samtidigt får kunden en mer transparent upplevelse med löpande information och en tydlig överblick över sin flytt.
Värdet i praktiken
Systemstödet skapar värde på flera nivåer samtidigt: mindre manuell administration, bättre beslutsunderlag och smartare användning av team och fordon. När mer data samlas in kan effekten dessutom följas i konkreta mått som sparad planeringstid, träffsäkerhet i tidsestimat och resursutnyttjande.
Ju mer Bröderna Flytt använder systemen, desto bättre blir de på att stötta verksamheten i deras beslut.
