utmaning
Digitalisering av ett ansökningsförfarande
Cedergren & Bjelkes stiftelser delar varje år ut stipendier till gymnasieungdomar med behov av ekonomiskt stöd. Tidigare skedde hela ansökningsprocessen manuellt med pdf-blanketter, utskrifter och fysisk postgång.
Det skapade onödiga trösklar för sökande, och ett tidskrävande och svåröverskådligt arbete för den som hanterar ansökningarna. Vårt uppdrag var att digitalisera hela processen utan att tappa tydlighet, tillgänglighet eller trygghet på vägen.
lösning
Nytt gränssnitt både för de sökande och stipendiernas administratörer
Vi har byggt en digital lösning som gör det enklare att ansöka om stöd och samtidigt effektiviserar hanteringen på baksidan. Systemet består av två delar:
- Ett publikt gränssnitt där sökande (och i vissa fall vårdnadshavare) fyller i formulär och skickar in sin ansökan med BankID som verifikator.
- Ett anpassat administratörsgränssnitt där varje ansökan kan granskas, filtreras, sorteras och hanteras digitalt.
Processen
Vi började med att kartlägga dagens ansökningsflöde och användarbehoven både för den som söker och för den som administrerar. Vi gick igenom och strukturerade om blankettinnehållet och omformulerade om frågor och instruktioner för tydlighet och begriplighet. Baserat på det designade vi ett enkelt och lättnavigerat gränssnitt. Hela ansökningsprocessen i alla steg använder BankID, både för sökande och föräldrar.
Såklart testade och itererade vi också admingränssnittet och anpassade det för att bättre fungera med den verkliga processen utanför det digitala.
Custombyggt i Laravel och React
- Lösningen är byggd i Laravel och React, robust i grunden men smidig för användaren.
- Gränssnittet är tillgängligt enligt WCAG, mobilanpassat och bygger på ett avskalat grafiskt manér som inte står i vägen för funktionen.
- Administratörsverktyget är custom-byggt för stiftelsens specifika behov, och låter ansvarig hantera inkomna ansökningar med både kontroll och överblick. Det sparar tid, minskar risken för fel, och gör hela processen mer transparent.
”Genom hela processen har Mina Bästa Polare tagit fram lösningar som utgått från våra behov och på eget initiativ tagit hänsyn till omständigheter som kan uppstå, både praktiska och utifrån vad ansökningarna faktiskt handlar om. Samarbetet med Mina Bästa Polare har varit smidigt och vi har med bra inspel genom hela framtagandet fått en process och ett ansökningsförfarande precis som föreställde oss, och lite bättre”
Jessica
Handelsbanken, förvaltare av Cedergrens och Bjelkes stiftelser
resultat
En liten lösning som gör stor skillnad:
- För den sökande blir det en trygg, tydlig och digital väg fram till stipendiet.
- För administratören struktur, sökbarhet och stöd i varje steg.
Och vi hoppas vi att fler hittar till den nya tjänsten. Ju fler som söker digitalt, desto större blir skillnaden administratörerna, som för första gången slipper hantera hela processen för hand.
Se lösningen live: cedergrenbjelkestiftelser.se
